Vragen MediTool

MediTool: de beginselen...

 

MediTool installeren en gebruiken

 

Foutmeldingen in alfabetisch volgorde

 

Tips

 

Wat is MediTool?

U wil een protocol versturen dat uw ontvanger automatisch kan inlezen in zijn EMD (elektronisch medisch dossier) maar u heeft zelf geen EMD dat een protocol kan klaarzetten voor verzending met MediMail/MedSERVE Link? MediTool biedt hier de oplossing.

U typt uw brief in Microsoft Word en duidt aan de hand van MediTool aan in welk formaat uw ontvanger de protocols wenst te ontvangen. Vervolgens verstuurt u het protocol op een beveiligde manier met MediMail/MedSERVE Link.

MediTool werd ontwikkeld om protocols te creëren op basis van het 'canevas'-formaat van Microsoft Word en werd dan ook volledig geïntegreerd in Word. Dit komt erop neer dat u uw protocols kan opstellen door gebruik te maken van alle functies die Word aanbiedt.

MediTool kan gebruikt worden om protocols te versturen naar de voornaamste medische softwarepakketten beschikbaar op de markt (Medidoc, HealthOne, Medar, Omnisoft, Medigest, Accrimed, Clinidoc, Epicure, Medsoft, Omnipro, Pro_Doc, Sosoeme, Windoc, ...).

Pas op! MediTool is geen EMD en kan enkel gebruikt worden om protocols te creëren die uw collega na verzending met MedSERVE Link automatisch kan integreren in zijn EMD.

[terug naar boven]

 

Wat is het verschil tussen MediTool en MediMail/MedSERVE Link?

U gebruikt MediTool om een brief te maken, MediMail/MedSERVE link om de brief te versturen. (zie ook "Heb ik MediTool altijd nodig om rapporten te versturen die mijn collega's automatisch kunnen integreren in hun electronisch medisch dossier (EMD)?").

[terug naar boven]

 

Heb ik MediTool altijd nodig om rapporten te versturen die mijn collega's automatisch kunnen integreren in hun electronisch medisch dossier (EMD)?

Neen, u kan ook uw EMD (electronisch medisch dossier) gebruiken om een rapport op te stellen dat de ontvangende arts automatisch kan integreren in zijn EMD. Neem hiervoor contact op met de leverancier van uw EMD.

[terug naar boven]

 

Waarom heb ik MediTool nodig, met de nieuwe e-mail functie in MediMail/MedSERVE Link v3.2 kan ik toch ook alles versturen?

U kan inderdaad uw rapporten via de beveiligde e-mail functie van MediMail/MedSERVE Link v3.2 versturen, maar deze e-mails kunnen niet automatisch geïntegreerd worden in het EMD van de ontvanger omdat er geen formaat aan toegevoegd werd.

[terug naar boven]

 

Wat heb ik nodig om met MediTool te werken?

Microsoft Windows Windows XP of hoger
Microsoft Word 97 of hoger
MediMail en/of MedSERVE Link v3.2
15 MB vrije disk-ruimte voor de installatie.

[terug naar boven]

 

Hoe kan ik MediTool verkrijgen ?

Het programma:
U kan MediTool downloaden (inschrijfformulier)
# U kan een installatie ter plaatse aanvragen (inschrijfformulier --> hier kan u ook de prijs raadplegen)

[terug naar boven]

 

Waar vind ik de MediTool handleiding?

Deze is beschikbaar binnen het blok "Downloads" bovenaan rechts op deze pagina.

[terug naar boven]

 

Hoe installeer ik MediTool?

Sluit alle programma's en download MediTool. Kies voor "Opslaan" en bewaar het bestand (niet vergeten waar u het bestand plaatst! (bv.: bureaublad)). Ga naar de plaats waar u het bestand bewaarde (bv.: bureaublad) en en dubbelklik op het bestand. Volg de instructies op uw scherm.

Na de installatie van MediTool zal u een Word-formulier te zien krijgen, dat u kan uitprinten. Op dit document staat alle informatie die u nodig heeft om een licentie aan te vragen. Wanneer u deze licentie ontvangt, kan u ze invullen ("MediTool", "Instellingen", "Registreer Licentie") en met MediTool werken.

[terug naar boven]

 

Ik installeerde MediTool, kreeg geen foutmeldingen maar het MediTool icoon verschijnt niet in Word.

Herstart uw computer. Indien het icoon nog steeds niet verschijnt kan dat vier oorzaken hebben:

Mogelijkheid 1: U heeft het installatie programma van MediTool gedownload, maar niet uitgevoerd (gedubbelklikt op het bestand) (zie "Hoe installeer ik MediTool").

Mogelijkheid 2: Kijk in Word via "View" (NL: "Beeld") - "Toolbars" (NL: "Werkbalken") of MediTool in de lijst staat. Staat in MediTool in de lijst, klik er dan op, u zal zien dat er een vinkje voor komt te staan. De MediTool-knop zal zichtbaar worden. Indien dat niet het geval is gaat u over naar mogelijkheid drie.

Mogelijkheid 3: U gebruikt een andere taal voor Windows dan voor Word of u gebruikt Office 2003
Opdat het MediTool icoon verschijnt in Word moet een bepaald bestandje geïnstalleerd worden in de start-up directory van Word. Dit gebeurt automatisch bij de installatie van MediTool. Tijdens de installatie wordt in Windows naar deze start-up directory gezocht (niet in Word). Indien Windows bv in het Engels geïnstalleerd staat, zal er een Engelse start-up directory bestaan en zal dan ook het bestandje daar geïnstalleerd worden, terwijl uw Nederlandstalige Word de Nederlandstalige start-up gebruikt. Sinds de nieuwe versie van Office 2003 zagen we dat een gelijkaardig probleem de kop opsteekt.

Oplossing (voor Windows 2000 en XP):
De standaard start-up directory van Word voor:
Een Engelstalige Windows:
c:\documents and settings\naam van de gebruiker (afhankelijk van uw persoonlijke computer)\application data\microsoft\word\STARTUP
Een Nederlandstalige Windows:
c:\documents and settings\naam van de gebruiker (afhankelijk van uw persoonlijke computer)\application data\microsoft\word\WRDSTART
Een Franstalige Windows:
c:\documents and settings\naam van de gebruiker (afhankelijk van uw persoonlijke computer)\application data\microsoft\word\DEMARRAGE

Controleer in Word welke start-up directory u gebruikt. Dat doet u op de volgende manier: klik op "Tools" (UK) / "Extra" (NL) / "Outils" (FR), vervolgens op "Options" (UK)/ "Opties" (NL) / "Options" (FR). Klik in het nieuwe scherm op het tabblad "File Locations" (UK) / "Bestandslocaties" (NL) / "Dossiers par défaut" (FR). Daar ziet u welke start-up directory gebruikt wordt. Klik op "Cancel" (UK) / "Annuleren" (NL) / "Annuler" (FR) om dit scherm te sluiten. Sluit Word en controleer via "Deze Computer" of het bestand MediTool.dot zich effectief in deze directory bevindt.

Staat MediTool.dot in deze directory, ga dan over naar mogelijkheid 4.

Staat MediTool.dot niet in deze directory, dan kan u het er manueel in plaatsen. Dat doet u op de volgende manier. Ga afhankelijk van de taal van Windows via "Deze Computer" naar de standaard start-up directory (zie boven). Klik met de rechtermuisknop op het bestand MediTool.dot en kies voor "Copy" (UK) / "Kopiëren" (NL) / "Copier" (FR). Ga via "Deze Computer" naar de start-up directory die in Word gedefinieerd stond onder "File Locations" (UK) / "Bestandslocaties" (NL) / "Dossiers par défaut" (FR). Klik met de rechtermuisknop in deze directory (in een wit vlak, niet op een bestand) en kies voor "Paste" (UK) / "Plakken" (NL) / "Coller" (FR).

Herstart de computer en open Word. Het icoon van MediTool zal te zien zijn. Indien dat niet het geval is , gaat u over naar mogelijkheid vier.

Mogelijkheid 4: De macro-beveiliging van Word staat te hoog (MediTool is een macro in Word).
Oplossing:
U kan de mate van macro beveiliging aanpassen. Open Word, klik op "Tools" (UK) / "Extra" (NL) / "Outils" (FR), vervolgens op "Macro", vervolgens op "Security" (UK) / "Beveiliging" (NL) / "Securité" (FR). Verander de beveiliging naar "Low" (UK) / "Laag" (NL) / "Faible" (FR). Klik op "Ok".

[terug naar boven]

 

Ik betaalde en ontving mijn licentie, waar vul ik ze in?

Open Microsoft Word, klik op "MediTool", "Instellingen", "Registreer Licentie". LET OP! Het is heel belangrijk dat u de juiste code en vervaldatum ingeeft. Elke kleine typfout resulteert in het niet functioneren van MediTool.

[terug naar boven]

 

Hoe maak ik een brief klaar voor verzending adhv MediTool?

Bij het gebruik van MediTool, moet u er zich steeds van vergewissen dat u voor een medische communicatie steeds 3 personen nodig heeft, nl. uzelf, de verzendende geneesheer (Medewerker), de ontvangende geneesheer (Ontvanger), en uiteraard de patiënt. U zal dus ook aan MediTool moeten duidelijk maken welke deze 3 personen zijn. U zal elke geneesheer slechts éénmaal moeten ingeven, aangezien MediTool deze gegevens onthoudt.

Medewerkers ingeven:
Om uzelf en uw eventuele collega's in te geven (dit zal u slechts éénmaal moeten doen bij het eerste gebruik), klikt u op het menu 'MediTool' - 'Onderhoud medewerker'. U krijgt een nieuw scherm "MediTool - Onderhoud Medewerker". U klikt hier op de knop 'Nieuw', en geeft de gegevens in. Hetzelfde doet u voor uw eventuele collega's. Wanneer u dit gedaan heeft, kan u de voorbeeldpersonen verwijderen door te klikken op de knop 'Verwijder'. Wanneer u klikt op 'OK', zal dit bewaard blijven.

Ontvangers ingeven:
Ook uw ontvangers zal u slechts éénmaal moeten ingeven, omdat ook deze bewaard blijven. Hiervoor klikt u op het menu 'MediTool' - 'Lijst Ontvangers'. U geeft de gegevens in, en bij het pakket, kiest u het formaat van de desbetreffende arts uit het lijstje. Er zijn meerdere medische pakketten die éénzelfde formaat gebruiken. Wanneer u dus een arts hebt met een medisch pakket dat niet in de lijst staat, kan u hier kijken welk EMD (electronisch medisch dossier) welk formaat inleest. Wanneer u DMA ziet staan, kiest u Medidoc uit de lijst, ALA staat voor Medar, HDM voor HealthOneNative, en COG voor Medigest. Een lijst van de aangesloten artsen met hun electronisch medisch dossier, kan u hier vinden.

U heeft twee mogelijkheden om een brief te maken:
- Adhv een template een brief klaarmaken voor verzending
- Reeds getypte brief klaarmaken voor verzending

Adhv een template een brief klaarmaken voor verzending
Wat is een template?
Een template (sjabloon) is een standaard Word document, dat u toelaat snel en gemakkelijk een brief op te stellen, zonder dat u bepaalde gegevens twee keer moet ingeven.

Hoe pas ik de template aan?
Eerst moet u de standaard template te personaliseren (éénmalig). Dit doet u door te klikken op 'MediTool' - 'Onderhoud protocol template'.
Nu kan u de tekst aanpassen. Alle tekst die in het vet werd gezet kan u personaliseren. Indien een bepaald stuk tekst niet van toepassing is (bv.: organisatie), kan u die gewoon verwijderen. Let op! Het zijn enkel de vet gedrukte delen die u mag aanpassen. Achteraf kan u natuurlijk wel het vet weghalen (vet werd enkel toegepast om u te laten zien welke tekst u kan aanpassen en heeft geen verdere functie).
Het is belangrijk dat u DEZE template gebruikt, omdat hierin een aantal onzichtbare codes zitten, die MediTool nodig zal hebben om de gegevens te kunnen invullen. De wijzigingen zullen automatisch worden opgeslagen.

Hoe gebruik ik de template?
Nu u de template heeft aangepast, kan u deze automatisch laten invullen door MediTool.
- Klik op 'MediTool' - 'Nieuw protocol'.
- De template zal opengaan, en het venster 'Edit protocol data' verschijnt op uw scherm.
- Vul alle patiëntgegevens in en kies de naam van de ontvanger en de medewerker (verzender) uit de lijst door langs de rechterkant te klikken op 'Select'. Indien een ontvanger of een medewerker niet in de lijst voorkomt, klikt u op 'MediTool' - 'Lijst Ontvangers' of 'Onderhoud Medewerker' en voegt u ze toe (zie ook: "Medewerkers en Ontvangers ingeven").
- Wanneer u nu klikt op 'OK', is uw brief bijna klaar. U hoeft enkel nog het besluit aan te vullen. Dit doet u in de brief zelf.
- Klik op 'Genereren MediBRIDGE script' om de bestanden ook effectief klaar te zetten voor verzending met MedSERVE.
U brief staat nu klaar om verstuurd te worden. Klik hier om te zien hoe u de brief verstuurt adhv MedSERVE en de verzending van uw bericht te controleren.

Reeds getypte brief klaarmaken voor verzending
Wanneer uw brief al volledig klaar is, en u wenst deze te versturen, doet u dat als volgt:
- U verifieert of u de ontvangende geneesheer ('MediTool' - 'Lijst Ontvangers') en uzelf (MediTool - Onderhoud Medewerker) reeds ingegeven hebt. Indien dit niet het geval is, voegt de ontvanger (MediTool - Lijst Ontvangers) of uzelf (MediTool - Onderhoud Medewerker) toe (zie ook: " Medewerkers en Ontvangers ingeven").
- U klikt op 'MediTool' - 'Edit protocol Data', en vult hier alle gegevens betreffende de patiënt in (nummer en patient ID zijn niet verplicht in te vullen).
- U selecteert onderaan in het scherm de ontvangende geneesheer (ontvanger), en de medewerker door langs de rechterkant op de knop 'Select' te klikken.
- Het onderzoek is niet verplicht in te vullen. Daarna klikt u op 'OK'.
- U klikt op 'MediTool' - 'Genereer MediBRIDGE script' om de bestanden ook effectief klaar te zetten voor verzending met MedSERVE.
U brief staat nu klaar om verstuurd te worden. Klik hier om te zien hoe u de brief verstuurt adhv MedSERVE en de verzending van uw bericht te controleren.

[terug naar boven]

 

Hoe verstuur ik de brief die ik klaarmaakte met MediTool adhv MedSERVE Link en hoe controleer ik de verzending?

Open MedSERVE en klik op de blauwe telefoon ("Connect"). Indien de connectie goed is verlopen, is uw bericht verzonden.
Klik op "Journals" (indien u deze knop niet ziet, klik dan eerst op "Advanced"), "Sent Messages". Eén lijn vertegenwoordigt één boodschap.
Voor de verdere opvolging van de berichten verwijzen we u naar de FAQ-pagina van MedSERVE.

[terug naar boven]

 

Mijn ontvanger ontvangt in Medidoc formaat, wat kies ik uit de lijst? Medidoc of Medidoc 2?

Medidoc

[terug naar boven]

 

Mijn ontvanger ontvangt in Health One formaat, wat kies ik uit de lijst? Health One of Health One Native?

Health One Native

[terug naar boven]

 

Mijn ontvanger ontvangt het formaat Health One, ik kies voor hem het formaat "Health One" in de lijst, en toch heeft hij problemen met het correct inlezen van de rapporten.

Kies Health One Native uit de lijst

[terug naar boven]

 

B_Script.dll: Ongeldige licentiesleutel gevonden

De licentie en/ of geldigheidsdatum is niet juist of niet juist ingevuld (zie ook:"Ik betaalde en ontving mijn licentie, waar vul ik ze in?"). Indien u geen licentie heeft, kan u die bestellen (zie ook: Hoe kan ik MediTool verkrijgen en hoeveel kost het?).

[terug naar boven]

 

B_Script.dll: De datum stijl is niet D/M/YY. Gelieve dit aan te passen

U krijgt deze foutmelding wanneer de datuminstelling die uw computer gebruikt niet degene is die MB-Script gebruikt. U kan deze datuminstelling op de volgende manier veranderen: klik op "Start", "Instellingen", "Configuratiescherm". Afhankelijk van uw computer zoekt u hier de "Landinstellingen" om de "Datumnotatie" te veranderen. De stijl van korte notatie is "d/mm/yyyy". Let zeker op het scheidingsteken, dat moet " / " ipv "-" zijn.

[terug naar boven]

 

B_Script.dll: Er werd geen medische pakket gedefineerd voor xxx!

U moet steeds een pakket defineren voor een gebruiker (Lijst Ontvangers). Indien een gebruiker geen medisch pakket gebruikt, mag u kiezen voor "Medidoc".

[terug naar boven]

 

Omwille van de ongeldige licentie werden protocoltekst en -besluit vervangen door een informatieve tekst

zie: B_Script.dll: Ongeldige licentiesleutel gevonden

[terug naar boven]

 

Ongeldige datum

Wanneer u een datum ingeeft, moet deze altijd het volgende formaat hebben: DD/MM/JJJJ, bv. 09/04/2006. Wanneer de datum niet op deze manier is ingevuld, zal u de bovenstaande foutmelding krijgen (zie ook: B_Script.dll: De datum stijl is niet D/M/YY. Gelieve dit aan te passen).

[terug naar boven]

 

Run-time error '380' Invalid property value

U krijgt deze foutmelding wanneer u binnen "Edit Protocol Data" of "Nieuw protocol" een "Ontvanger", "Medewerker" of "Onderzoek" wil selecteren. De reden hiervoor is dat op een bepaald moment één van deze lijsten leeg is geweest, dus dat alle gegevens eruit verwijderd werden. Dit komt soms voor wanneer u bijvoorbeeld eerst alle testgegevens verwijderd heeft, om daarna uw eigen medewerkers en ontvangers in te geven. Indien u Acces heeft op uw computer, kan u dit probleem heel eenvoudig oplossen: Sluit alle programma's af. Ga naar c:\program files\MediTool\database\MediTool.mdb en dubbelklik op dit bestand "MediTool.mdb". U krijgt de MediTool database te zien die bestaat uit 4 verschillende tabellen. Dubbelklik op de tabel die u had leeggemaakt: "Medewerker", "Ontvanger" of "Onderzoek" en voeg manueel een record bij (gewoon de veldjes invullen, bovenaan de kolom staat geschreven wat u precies moet invullen). Let op bij het RIZIV-nummer: dit moet het formaat 1/11111/11/111 hebben. Bewaar en sluit alles af. Wanneer u nu Word opnieuw opstart, zal u opnieuw MediTool kunnen gebruiken.

[terug naar boven]

 

Run-time error '440' Automation Error

zie: Run-time error '380' Invalid property value

[terug naar boven]

 

Run-time error '3021' No current record

U krijgt deze foutmelding wanneer u in de vensters "Ontvangers", "Medewerker" of "Onderzoek" alles heeft verwijderd. Dit komt soms voor wanneer u bijvoorbeeld eerst alle testgegevens verwijderd heeft, om daarna uw eigen medewerkers en ontvangers in te geven.
Oplossing zie: Run-time error '380' Invalid property value

[terug naar boven]

 

System Error 2H80010007......The caller server ....

U krijgt deze foutmelding wanneer u in de vensters "Ontvanger", "Medewerker" of "Onderzoek" alles heeft verwijderd. Dit komt soms voor wanneer u bijvoorbeeld eerst alle testgegevens verwijderd heeft, om daarna uw eigen medewerkers en onvangers in te geven. Oplossing zie: Run-time error '380' Invalid property value

[terug naar boven]

 

De template

De template gebruiken is in het begin iets meer werk, maar zal u naar de toekomst toe veel werk besparen! U hoeft immers elke keer maar éénmaal de patiëntgegevens in te vullen. (zie: Hoe maak ik een brief klaar voor verzending adhv MediTool?)

[terug naar boven]

 

Lijst Ontvangers

Wanneer u begint te werken met MediTool, moet u niet meteen alle ontvangers ingeven in MediTool. U kan tijdsbesparend werken door de ontvanger in te geven wanneer u voor de eerste keer naar hem stuurt. Op die manier heeft u na een tijdje ook al uw ontvangers in MediTool staan. (zie: Medewerkers en Ontvangers ingeven).

[terug naar boven]

Downloads

Alle downloads

Helpdesk

Niet gevonden waar u naar op zoek was? Contacteer dan onze helpdesk !
Bart, Gil, Wim en Christian zullen u graag helpen.

Bart Strauven Gil Smeets Wim Jans Christian Kerrens

Contacteer de helpdesk